外贸企业单证备案注意事项（全面解析）

一、核查资料
1.境内采购合同、进项发票、付货款的流水

注意事项:(1)合同签订地点、买卖双方名称、地址不详，标的描述不清，数量、质量、价格、履约期限、履约地点、履约方式不明的均为不合格合同;(2)如为供应商送货，应在采购合同中有明确条款，并约定详细收件地址;(3)采购合同需足额申报缴纳印花税。

2.境内部分运输资料（从境内货源地到港口）:

针对不同情形提供以下资料之一:

①由贵公司找运输公司(或货代公司)直接负责运输(即提供的是运输服务，不是运输代理服务)的，提供:
1)运输协议
2)运输发票[运输车辆，运输货物名称、数量，起点终点，车牌号、运输时间等信息需体现出来](注:境内运输服务税率不是免税)
3)运输费用银行流水

②由货代公司提供运输代理服务的(即第三方物流)，提供:
1)货代协议
2)货物运输代理服务发票(注:境内货代服务税率不是免税)
3)银行流水
4)货代费用清单(需加盖货代公司公章)
[货物运输代理服务发票，或者货代费用清单中，需要体现:运输车辆，运输货物名称，数量，起点，终点，车牌号，运输时间等关键信息，能佐证货物实现了运输]

③由供货方或境外买方负责运输的(合同中有明确条款)，提供:上游供货企业装货照片(照片中需体现货物内容和车牌号)、出库单(加盖供货企业公章)，货物交接单据(加盖供货企业公章)，运输发票或者货物运输代理服务发票的复印件(发票备注中需要体现运输车辆、货物等信息)

④由贵公司自提的，提供:司机驾驶证、运输车辆的行驶证、油费和过路费等相关单据。

⑤注意，以上四种形式均需要提供集装箱装箱照片(有清晰的内侧集装箱号)。

3.出口关单(横版联次及退税联次)、箱单(加盖公章)、形式发票(加盖公章)、订舱单(加盖货代公司公章)、装货单(码头、场站收据，空运提供国际货运托运书)、货代提单以及出口货物运输单据(包括海运提单、航空运输提单、铁路运单、陆运提单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据)、船舶运输轨迹查询截图(以及查询网址)

注意事项:(1)报关单需严格按照《中华人民共和国海关进出口货物报关单填制规范》填写，重量应与实际出口重量一致，并需正确填写贸易国、运抵国、指运港等关键信息，不可出现错误;(2)出口至海关特殊监管区域企业的需要提供进出境货物备案清单。

4.外销合同、收汇回单、结汇回单、涉外收入申报表;货运保险、出口信用证保险(最后两项资料，若有发生则提供)。

注意事项:
(1)关于外销合同:①合同双方名称、地址不详，标的描述不清，数量、质量、价格、履约期限、履约地点、履约方式不明的;②合同双方对产品质量出现争议无实质性违约责任的;③供货工厂负责出口后产品质量赔偿责任的;④外商负担境内段物流运费但合同里没有约定的等不合理情形。以上情况出现均视为不合格合同。

(2)关于收结汇:收结汇水单上显示付款人信息应与外商一致，收结汇地应与与外商所在国家(地区)一致，收结汇水单上备注的货物英文名称应与报关单上显示的货物名称一致。

5.货代（报关）协议、货代（报关）费用清单（加盖货代公司或报关行公章）、货代（报关）发票、流水（如果单独找报关行提供报关服务，提供报关、货代两套资料；如果货代公司负责报关，货代费用清单中需要体现出具体的费用明细：如代理报关费、订舱费、文件费、港杂费、海运费等明细）（注:境内运输、港口货代、国际运输货代、报关等如果由同一家货代公司承担，费用清单中体现出每一项服务明细即可，资料不需要重复提供）

注意事项:根据财税[2016]36号文，代理报关费适用于6%税率，不能与国际货物运输代理混淆开票，需单独开具6%税率发票。

6.海关进出口环节需要验核的监管证件，包括中华人民共和国海关出境货物检验检疫申请+中华人民共和国出入境检验检疫健康证书，两者均需提供!(此项仅针对出口货物为动植物及动植物制品、食品、饮料和酒、某些矿产品和化工品、化妆品、烟花爆竹及打火机、木及木制品(包括木家具)等海关要求提供商检报告的产品)

7.出口二手车需额外提供:过户资料(二手车销售发票，车辆登记证)、第三方质检报告、出口许可证、车管所销户证明。

8.其他企业正常经营应当存在的记录资料，例如与外商沟通确认订单的邮件、发送货代订舱或报关行录入的历史资料、催单跟单记录等资料(该项留存备查)。

三、注意事项
纳税人应将备案单证以及企业正常经营应当存在的记录资料等妥善留存，并按照申报退(免)税的时间顺序，制作出口退(免)税备案单证目录，注明单证存放方式，以备税务机关核查。(除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年)。

纳税人可以自行选择纸质化、影像化或者数字化方式，留存保管上述备案单证。选择纸质化方式的，还需在出口退(免)税备案单证目录中注明备案单证的存放地点。